Eine Podologie-Praxis (fast) ohne Papier

Frau mit Tablet
Foto: vegefox.com/AdobeStock

Die Podologin Beatrix Negel-Riegel berichtet am Beispiel ihrer eigenen Praxis über die Vorteile, Herausforderungen und Fallstricke der Digitalisierung.

Ein Standortwechsel in eine kleinere Praxis im Jahr 2019 war der Anlass für unser Praxisteam, über ein neues Format der Patientendokumentation und-organisation nachzudenken. Zeit- und platzsparendsowie besser organisiert arbeiten, das waren unsere Ziele. Helfen sollte dabei eine digitale Lösung, welche die Praxis außerdem „weg vom Papier“ bringen sollte.

Ohne Vorarbeit geht es nicht

Vor der Entscheidung für eine bestimmte Softwarelösung und deren Einführung war es zunächst erforderlich, sich über die verschiedenen Konzepte und Möglichkeiten der Digitalisierung zu informieren und den für den Praxisbetrieb besten Weg zu ermitteln. Im Anschluss daran konnten wir damit beginnen, die im Markt angebotenen Softwarelösungen für die Podologie unter die Lupe zu nehmen. Dabei bewerteten wir die unterschiedlichen Systeme nach den folgenden Kriterien und Anforderungen:

  • übersichtliche und einfache Darstellung der Patienten-Stammdaten
  • Einlesen der Chip-Krankenkassenkarte
  • Erfassen und Dokumentieren der Heilmittelverordnung 13 (HVO 13)
  • Vorbereitung für die Abrechnung der Heilmittelverordnung• Terminkalender• Befunderhebung
  • Behandlungsplan und Behandlungsdokumentation inklusive Sicherung der Dokumentationsdaten mit elektronischem Änderungsstempel
  • Fotodokumentation
  • Möglichkeit, einen Bericht (Mitteilung) an den Arzt oder die Ärztin zu senden
  • Therapiebericht und Therapieempfehlung (Ausdruck in Form eines Privatrezeptes)
  • Dokumentation der Desinfektion und Sterilisation samt personenbezogener Signatur
  • Erstellen von Etiketten (Patientennamen, Instrumentendokumentation)
  • Kassenbuch
  • betriebswirtschaftliche Dokumentation

Vielfältige Funktionen

Die Auswahl der Lösung dauerte fünf Monate; insgesamt wurden fünf verschiedene Softwarelösungen analysiert. Schlussendlich fiel die Wahl auf „Der digitale Fuß“, ein computergestütztes Verwaltungsprogramm für Fußpflege- und Podologie-Praxen der Firma Helm Datentechnik mit Sitz in Fränkisch-Crumbach. Dabei überzeugte die Software vor allen durch ihre vielfältigen Funktionen und Möglichkeiten. Allein beim Punkt Fotodokumentation mussten wir Abstriche machen, sonst erfüllte „Der digitale Fuß“ aber alle zuvor aufgestellten Anforderungen.

Software/Hardware/Systemvoraussetzungen

Anschluss

Vorgaben/Umsetzung

Hauptrechner im Anmeldebereich(übernimmt Funktion eines Servers)

Praxissoftware, Etikettendrucker, Multifunktionsgerät

ausschließliche Nutzung des Programms; Netzwerkanschluss zur Wartung, Update und Verbindung zu den vernetzten Arbeitsplätzen

Vernetzung mit den Arbeitsplätzen

Zugang der Arbeitsplätze auf den Hauptrechner über die Praxissoftware

über ein gesichertes internes Netzwerk, keine Anbindung an eine Cloud

Laptops (fungieren als Arbeitsplätze)

Übertragung der Software zur Bearbeitung

Zugriff über das Netzwerk 

Zentralisieren auf den Drucker/Multifunktionsgerät

von allen Arbeitsplätzen aus erreichbar

Baujahr nach 2015 mit integriertem Sicherheitssystem

mobiler Zugang

aus Sicherheitsgründen noch nicht umgesetzt (derzeit in Vorbereitung)

Hausbesuche werden aktuell noch in der Praxis nachgetragen (Organisation: handschriftliche Dokumentation zur späteren Übertragung)

Firewall (Sicherheit)

Sicherung des Zugangs durch die Firewall des Netzwerkes, des Hauptrechners und der Arbeitsplätze

Kontrolle der Updates (einmal wöchentlich)

PDF-Zeitstempel

zahlungspflichtiges PDF-Programm zur Zertifizierung der eingescannten Patientendaten

Zusatzprogramm zur Sicherung

Tabelle 1: Anforderungen an Hardware, Software und Sicherheit im Überblick. Quelle: Beatrix Negel-Riegel

So weit, so gut: Ein gutes Programm allein macht aber noch kein anerkanntes und sicheres Dokumentationssystem aus. Neben den Rahmenbedingungen für Hardware, zusätzliche Software und Sicherheit (Tab. 1) muss ein Softwaresystem, das in einer podologischen Praxis eingesetzt wird, zudem noch eine Menge gesetzlicher Vorgaben erfüllen (Tab. 2). Unterstützt hat uns dabei Helm Datentechnik. Per Fernwartung wurde alles installiert und eingerichtet.

Rechtliche Grundlage

Anforderung

Umsetzung

MPBetreibV §8
Medizinprodukte Betreiberverordnung
KRINKO

Kommission für Krankenhaushygiene und Infektionsprävention
BfArM 202

Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte

Sachkundenachweis aller Mitarbeitenden in der Praxis, die für die Aufbereitung der Medizinprodukte zuständig sind Sachkundenachweis aller Mitarbeitenden in der Praxis, die für die Aufbereitung der Medizinprodukte zuständig sind

 

Vorgaben zur Einhaltung der Hygienemaßnahmen

Identifikation durch Zuordnung der Person, die diesen Vorgang ausführt, in Form einer digital hinterlegten Signatur

DATENSCHUTZ   

DSGVO
Datenschutz Grundverordnung

 Einwilligung des Patienten

Speicherung in digitaler Form mit Zeitstempel als PDF

DSGVO
Fotodokumentation

 Einwilligung des Patienten: „Rechte am Bild“

Gesicherter Datenspeicher und Datenbank mit beschränktem Zugriff

BDSG (§4 Abs. 1)
Bundesdatenschutzgesetz

Möglichkeit, den Patienten auf Anfrage seine gespeicherten Daten auszuhändigen oder einen Einblick zu gewähren

Ausdruck der erfassten Daten und Möglichkeitder Löschung von bestimmten Daten(ausgenommen derjenigen Daten, deren Aufbewahrung nicht gesetzlich vorgeschrieben sind)

BÜRGERLICHES GESETZBUCH AUFKLÄRUNGSPFLICHTEN

BGB §630a

Behandlungsvertrag

in digitaler Form zum Ausdrucken inkl. personali-in digitaler Form zum Ausdrucken inkl. personali-sierter Etiketten

BGB §630c

therapeutische Aufklärung/Sicherungstherapeutische Aufklärung/Sicherungsaufklärung

in digitaler Form zum Ausdrucken inkl. personalisierter Etikette

BGB §630h

Beweispflicht des Therapeuten bei Behandlungsfehlern

Sicherung der Dokumentationsdaten mit elektronischem Änderungsstempel

BGB §630f

Zeitnahe Behandlungsdokumentation

Terminorganisation für die Behandlung mit Zeitfenster zur Dokumentation

Tabelle 2: Rechtliche Anforderungen an digitale Verwaltungsprogramme in der podologischen Praxis. Quelle: Beatrix Negel-Riegel

Nicht so leicht wie gedacht

Nach all den Recherchen und Vorbereitungen starteten wir den Umstieg auf das neue System etwas demotiviert. Vor allem die schiere Menge an Richtlinien und Anforderungen brachte uns zunächst an unsere Grenzen. Schließlich müssen sie alle nicht nur bekannt sein, sondern auch eingehalten und konsequent umgesetzt werden. Da gab es schon den einen oder anderen Moment, in dem wir uns wieder unsere Papierkarteikarten zurückgewünscht haben. Glücklicherweise stand unsere IT-Expertin dem Praxisteam während der gesamten Zeit motivierend und unterstützend zur Seite. Sie half uns dabei, die vielen vor uns liegenden Aufgaben Schritt für Schritt zu erledigen.

Jetzt geht es los

Nach der Einrichtung des Systems starteten wir in der Praxis zunächst mit einem neuen Desktop-PC, einem Multifunktionsdrucker, einem Etikettendrucker sowie einem Laptop. Damit alles reibungslos funktioniert und alle Funktionen von „Der digitale Fuß“ genutzt werden können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. So brauchen die PCs und Laptops einen Pentium 4 Prozessor oder besser; die Monitore sollten mindestens über eine Auflösung von 1024 x 768 Bildpunkten verfügen. Als Betriebssystem benötigt man Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 oder Windows 10. Von Vorteil ist außerdem die Nutzung der Office-Suite MS Office 2003 oder MS Office 2010.

Am Anfang war das Arbeiten ohne Karteikarten für das ganze Team ungewohnt. Ständig befürchteten wir, etwas übersehen oder nicht ordnungsgemäß bearbeitet zu haben. Nach und nach entwickelten wir aber gemeinsam standardisierte digitale Abläufe für die Befunderhebung, die Erstellung des Behandlungsplans sowie die Dokumentation. Von Monat zu Monat tasteten wir uns so immer weiter an die neuen Werkzeuge heran und bauten die Funktionen aus.

Glücklicherweise waren uns einige Funktionen des Programms „Der digitale Fuß“ schon bekannt, das hat uns viel Einarbeitungszeit gespart. Sich letztendlich ausschließlich auf das digitale System zu verlassen, war dennoch eine große Herausforderung. Der Aufwand hat sich aber gelohnt.

Papierform

Digital

  • HVO 13 (noch)
  • HVO 13 (noch)
  • Terminkarte DIN A6
  • Patientenvertrag, Datenschutzerklärung, Selbstauskunft (für den Patienten)
  • Therapieberichte
  • Mitteilung an den Arzt
  • Patientenempfehlung (DIN-A6-Privatrezept)
  • Chargennummer (Etiketten)

  • Aufnahme HVO 13
  • Aufnahme HVO 13
  • Abrechnung Heilmittelverordnung
  • digitale Speicherung des Patientenvertrags, der Datenschutzerklärung sowie der Selbstauskunft als PDF mit Zeitstempel
  • Terminkalender
  • Dokumentation: Desinfektion, Sterilisation, Einschweißgerät, Flächendesinfektion (Fußboden)
  • Patientendaten-Verwaltung
  • Befunderhebung
  • Behandlungsplan und -dokumentation
  • Auswertung der Behandlungen
  • Kassenbuch
  • Elektronische Chargennummer

Tabelle 3: Papier versus Digital.  Quelle: Beatrix Negel-Riegel

Als äußerst nützlich hat sich zum Beispiel die Erinnerungsfunktion für die Folgebehandlung erwiesen. Außerdem kann man nun bereits im Terminkalender sehen, ob eine Information für die nächste Behandlung hinterlegt wurde. Auch das Schreiben der Therapieberichte ist durch die leichte Verfügbarkeit und Verknüpfung der Daten viel einfacher als früher geworden. Die therapeutische Beratung und Anleitung unterstützen wir heute außerdem mit kleinen Therapieempfehlungen im DIN-A6-Format, die wir in Form von Therapiebausteinen direkt aus dem System generieren. Ebenfalls einfacher und übersichtlicher ist die Dokumentation von RDG (Thermodesinfektion), Autoklaven, Einschweißgeräten und Flächendesinfektion geworden. Mit einem Klick kann man das ganze Protokoll ausdrucken.

Eine völlig papierfreie Praxis sind wir heute zwar nicht (Tab. 3), im Vergleich zu früher sparen wir mittlerweile aber 60 Prozent der vormals benötigten Papiermenge ein. Das ist gut für die Umwelt und spart auch Platz in der Praxis.

Kein Licht ohne Schatten

Durch die Umstellung von Karteikarten auf eine digitale Lösung profitiert unsere Praxis heute von einer Vielzahl von Vorteilen:

  • schnelle Datenerfassung
  • Zeit-, Platz- und Papierersparnis
  • nahtlos verknüpfte Daten
  • Qualitätssicherung durch Standardisierung für alle Arbeitsplätze
  • einfacher Zugang
  • übersichtliche und einheitliche Dokumentation

Selbstverständlich ist – wie so oft – auch hier nicht alles perfekt. So wäre es uns mit dem neuen System im Falle eines Stromausfalls nicht möglich, weiterzuarbeiten. Diesem Risiko wollen wir aber bald schon mit einem kleinen Notstromaggregat begegnen. Updates und neue Funktionen erfordern darüber hinaus einen engen Kontakt zum Softwareanbieter und einen guten Support. Hier ist die Kommunikation nicht immer einfach. Schwierigkeiten bereitet uns bei der gewählten Softwarelösung außerdem – wie bereits erwähnt – die Fotodokumentation; auch die Umstellung auf die neue HVO 13 verlief nicht reibungslos.

Kein Stillstand

In den letzten zwei Jahren haben wir eine Menge ausprobiert, bis wir die richtige Form der Systemnutzung für unsere Praxis gefunden haben – und ein Ende ist nicht in Sicht: Damit die Sicherheit gewährleistet ist und die Funktionen stetig ausgeweitet werden können, muss das System kontinuierlich weiterentwickelt und angepasst werden. Mit dem Umstieg auf das Verwaltungsprogramm „Der digitale Fuß“ sind wir aber einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen. So haben wir den Grundstein gelegt, um in vier bis fünf Jahren nahtlos ins vernetzte Gesundheitswesen von morgen eingebunden zu sein. Rückblickend hat es sich für uns aber heute schon gelohnt. 

 

Quellen

 

Autorin: Beatrix Negel-Riegel