Frist für den Lohnnachweis läuft
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Zum Jahresende ist es wieder Zeit für die Unternehmen, den digitalen Lohnnachweis abzugeben. Erstmals wird dieses Online-Verfahren als alleinige Grundlage zur Beitragsberechnung genutzt – die zweijährige Übergangsphase ist beendet. Darauf weist die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) hin.
Die Meldefrist für den digitalen Lohnnachweis zum Beitragsjahr 2018 endet am 16. Februar 2019. Die BGW versendet diesmal keine gesonderte Vorabinformation an die Unternehmen – Grund ist der Wegfall des bisherigen Meldeverfahrens per Entgeltnachweis. Stattdessen kommt nur noch das Verfahren für den digitalen Lohnnachweis zum Einsatz. Das heißt: Alle Abläufe erfolgen ausschließlich online und werden in der Regel über das im Unternehmen genutzte Entgeltabrechnungsprogramm durchgeführt.
1. Schritt: Stammdaten abrufen
Einmal im Jahr müssen die Stammdaten zum jeweiligen Unternehmen abgerufen werden – dazu gehören insbesondere Informationen zur Gefahrtarifstelle. Mit dem Abruf wird der BGW der spätere Lohnnachweis angekündigt. Zugleich wird sichergestellt, dass im Entgeltabrechnungsprogramm die richtigen Daten für das Unternehmen hinterlegt sind. Dabei sollte möglichst auch geprüft werden, ob alle Beschäftigten den zutreffenden Gefahrtarifstellen zugeordnet sind. Der Stammdatenabgleich kann zu einem beliebigen Zeitpunkt im laufenden Meldejahr vorgenommen werden, am besten schon zum Jahresanfang – für 2018 ist es jetzt also höchste Zeit.
2. Schritt: Lohnnachweis übermitteln
Auch der eigentliche Lohnnachweis wird durch das Entgeltabrechnungsprogramm gesteuert. Es leitet Informationen zum Arbeitsentgelt, zu den geleisteten Arbeitsstunden sowie zur Anzahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer weiter. Hat alles geklappt, kann eine Übermittlungs- und Verarbeitungsbestätigung (Quittung) abgerufen werden.
Besonderheiten
Gibt es im Unternehmen mehrere Stellen zur Entgeltabrechnung, muss jede einen Stammdatenabgleich durchführen und den Lohnnachweis abgeben. Diese Teil-Lohnnachweise werden von der BGW dann zur Beitragsberechnung in einem Beitragsbescheid zusammengefasst.
Unternehmen, die kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können auf eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe (sv-net) ausweichen. Der Ablauf ist dann etwas anders: Am Ende des Jahres wird zunächst der Stammdatenabruf durchgeführt und unmittelbar danach wird die Meldung zum Lohnnachweis abgegeben.
Außerdem nötig: UV-Jahresmeldung
Der Name ist womöglich irreführend: Die UV-Jahresmeldung hat nichts mit der Beitragsberechnung der gesetzlichen Unfallversicherung (UV) zu tun. Sie ist Teil des DEÜV-Verfahrens zur Sozialversicherung und dient ausschließlich als Basis für Betriebsprüfungen, die über die Deutsche Rentenversicherung durchgeführt werden. Dort geht es zum Beispiel darum, ob Beschäftigte tatsächlich den richtigen Gefahrtarifstellen zugeordnet sind. Die UV-Jahresmeldung muss daher unabhängig vom digitalen Lohnnachweis vorgenommen werden. Auch dies kann über das Entgeltabrechnungsprogramm oder alternativ eine Ausfüllhilfe erfolgen – für das Meldejahr 2018 spätestens bis zum 16. Februar 2019.
Hinweis: Die BGW hat allen Unternehmen ihre Zugangsdaten für das Meldeverfahren inklusive PIN einmalig schriftlich mitgeteilt – bereits im November 2016 beziehungsweise bei einer Neuanmeldung oder im Fall von Änderungen nach diesem Datum entsprechend später. Bei Verlust können die Zugangsdaten neu angefordert werden.
